ישיבת הפורום התפעולי 21.8.17


(shira amiel) #1

היי,
מצ"ב סיכום הישיבה המצומצמת שנערכה ב-21.8.17.
ישיבה הבאה ב-4.9.17

מתנצלת על הדיליי בהעלאת הסיכום

ישיבת פורום תפעולי 21.8.17.docx (26 .1 ק״ב)

ישיבת הפורום התפעולי
21.8.2017 יום שני, 20:00, בקואופרטיב

נוכחות על פי צוותים:
נציגי הועד -שירה עמיאל
חנות –
ספקים –
אירועים – נטשה גרודיצקי, סמדר רגב ארנון
גיוסים –
דוברות – שחף זיידנר
א.נשים – רוביק סימן טוב
מחשוב-
מאחורי המוצר-
מנהל החנות הנפלא- עמרי בן עמי

נושאים לדיון:
• עדכוני צוותים (לפי השאלות של הפעם הקודמת)
בישיבה הבאה:
o קיץ פתוח- סטטוס
o סמינר קואופ?
o יום עבודה על החנות?
o מבקר לקואופ/ ועדת ביקורת
o מנהל חנות- מה הממשק שאתם מצפים לו מול עמרי?
o מחשבה על אורך הקדנציה של ראשי צוותים.

מהלך הישיבה

עדכוני צוותים

צוות א.נשים-
מתי הייתה הישיבה האחרונה? רוביק וג’ייד ישבו אתמול (20.8.17), עברו על האחות הגדולה.
מתי הישיבה הבאה? עוד חודשיים יעשו את זה שוב.
מי חברי הצוות- רוביק, מיכאל, ג’ייד, ליאור לוין, נועם שני, גלעד זילברשטיין, איילת מאיר ושיר גילה (?).
במה עוסקים כרגע?
• סימנו בישיבה אחמ"שים פוטנציאליים ויפנו אליהם.
• הרבה אחמ"שים מתלוננים על כך שלא מקבלים מייל תפעולי.
• מפגש מצטרפים חדשים- היה בשבוע שעבר עם חבר אחד. מיכאל לא רוצה להמשיך לעשות את זה אז יחפשו מחליף.
• האם פותחים בערב חג סוכות? ערב חג ראשון נפתח, ביום שישי נפתח (1-2 משמרות, ללא ירקות טריים), חול המועד נפתח כרגיל, ערב חג שני נפתח.
במידה ולא יהיו תורנים לא נפתח בערב חג ראשון.

צוות מחשוב- שי
מתי הייתה הישיבה האחרונה? תחילת יולי.
מתי הישיבה הבאה? אוגוסט (עוד כשבועיים).
מי חברי הצוות- שי, גלי, אבירן, דני הרשקוביץ, מיכל, עובדים על גיוס של אנשים נוספים.
במה עוסקים כרגע?
• האפליקציה מוכנה!!! יאיי!
• היא תועלה בקרוב לחנות האפליקציות. זה עולה כסף- 25$.
• איפיון מערכת לצוות אנשים- יש התקדמות. עלו שתי נקודות שקשורות ועלו במשך המחקר- פרוטוקולים לא נמצאים בגנזך. ממש קל להוריד מהגנזך וממש קשה להוריד מהדיסקורס. בנוסף- היה מאוד קשה לדעת מי חבר בצוות אנשים.
• הדרישות שעלו מצוות אנשים- ניהול מרוכז של צוות אנשים במאגר מידע אחד (ולא שבעה גיליוניות שונים). ממשקים צריכים להיות יותר מכווני משתמש (הדודל כדוגמא פחות טובה), יעשו מעקב אחרי נתונים, בנוסף יהיה דרך להשתבץ לתורנויות.
• לא ברור למה רצו לפנות לצד שלישי כדי לפתח תוכנה למשלוחים. צוות משחולים צריך לדבר עם שי.
• נשקול לחבר את צוות משלוחים לפורום.
• (במחשבים כל דבר הוא אפליקציה)

צוות ספקים- זיו אלישיב
מתי הייתה הישיבה האחרונה? מזמן
מתי הישיבה הבאה?
מי חברי הצוות- זיו, יוני גרף, רותם, מורן דהן, דוריין.
במה עוסקים כרגע?
• בזמנו היו עסוקים בניהול החנות.
• זיו עוזב את הצוות ואת העיר לצערנו הגדול.
• הצוות צריך למצוא ספק ירקות חדש ואולי גם ספקים אחרים- למשל הטונה.

צוות אירועים- נטשה וסמדר
מתי הייתה הישיבה האחרונה? 7.8.17
מתי הישיבה הבאה? כנראה שבוע הבא
מי חברי הצוות- נטשה, יעל הרשקוביץ, סמדר רגב ארנון, חן אלפרן, ורוניקה, נועה אביב, מיקה אלמוג ורוני כץ (רכש חדש).
במה עוסקים כרגע?
• סמדר היא ראש הצוות החדשה!
• תודה לנטשה הקסומה על שנה מופלאה! אין כמוך!
• הצוות היה בהילוך נמוך ומקווים להעלות אותו.
• השבוע יש פאב קוויז.
• אפיית העוגות כל שבוע היא משימה קשה.
• שבוע הבא ערב משחקים.
• רוצים יותר שיתוף של חברי הקואופ בלפרסם את האירועים.
• סמדר מציעה שאפשר יהיה לעשות אירועים בתשלום, אולי במתכונת של כובע.
• אמירה של עמרי- אירועים שקורים שלא בזמן שעות הפתיחה של החנות, לנסות שכן יהיו בשעות הפתיחה.
• פלייסמייקינג- האחריות עברה לנטלי אוריון.
• שוקואופ אולי יהיה חלק מהפלייסמייקינג.
• רעיון נוסף- טד התנדבויות, אנשים שלא מרצים.

צוות חנות- אורי שכטמן
מתי הייתה הישיבה האחרונה? 11.7 נוכחות דלה
מתי הישיבה הבאה? טרם נקבעה (תקופת מבחנים טיסות)
מי חברי הצוות- מאור, דן, ליאור צפירה, מנחם פישמן, אורי שכטמן, הילה ושירה (במתכונת חלקית).
במה עוסקים כרגע?
• נקבע שיהיה שדרוג של החנות בתקופת החגים בסדר גודל של 1000-1500 ₪.
• אורי מרכזת את איסוף הנהלים.
• יש ואקום של נושא הדוח משמרת- אף אחד לא עובר עליו.
• כנ"ל מעקב חוסרים.
• היה מבצע החזרת בקבוקים. זה לא שווה את זה.
• נחשוב על לפתוח קופה לשירות עצמי לשימוש חברי הקואופ בלבד.
• החנות נראית טוב!

צוות מאחורי המוצר- מרים פראנק
מתי הייתה הישיבה האחרונה? היו הרבה דברים לקראת האירוע.
מתי הישיבה הבאה? 7.8
מי חברי הצוות- מרים, דניאלה, נילי (בהקפאה), לירן, אבינועם, חן וסר, אנדרו, תמרה ומיגל.
במה עוסקים כרגע?
• ב-19.7 היה אירוע שיא מאוד מוצלח עם כ-40 אנשים.
• נתן הרבה לצוות וכולם סופר להוטים.
• מפרסמים כל שבוע במייל השבועי.
• יש להם הרבה דברים למיילים השבועיים הקרובים.
• יפרסמו את המצגת מהאירוע.
• המידע אולי יוכנס לאתר צוות משלוחים.
• שוקלים לעשות לוח מודעות של מאחורי המוצר.
• יעשו מדריך לחוקר הצעיר.
• דניאלה עוזבת בקרוב ואבינועם גם אולי, אז יהיה צריך עוד אנשים בצוות.

צוות גיוסים- עמיר
מתי הייתה הישיבה האחרונה? מזמן.
מתי הישיבה הבאה? כרגע לא ידוע.
מי חברי הצוות- עמיר, חמוטל, ליאור לוין, אלה, שחף, סיה.
במה עוסקים כרגע?
• לא נפגשו הרבה זמן, יש קושי של לוזים.
• בשבוע שעבר היה דוכן באירועים של מוסללה.
• בחודש שלפני היו דוכנים במקומות קטנים.
• תיקבע פגישה ויוחלט בה על תוכנית.
• כל תפקיד הצוות הוא דוכנים ומפגשי היכרות.

צוות דוברות-
מתי הייתה הישיבה האחרונה? 7.8.17
מתי הישיבה הבאה? טרם נקבע.
מי חברי הצוות- שחף, ליאור טף, יונתן ב., איל עפרון.
במה עוסקים כרגע?
• כל הכבוד על הסרטון המדהים!
• רוצים לחיות את הקיץ הפתוח עם קמפיין המוצרים הזולים יותר מרמי לוי. יונתן עובד על טמפלט.
• קמפיין חזרה ללימודים יעלה באוקטובר- חבילות מוצרים לסטודנטים.
• יש גלופות לחולצות! בקרוב תיבחר/ייבחרו הגלופה/ות ויוצאו.
• עמרי ממליץ על לעשות לייב פייסבוק
• תעשו לייקים ושיירים!

עדכוני עמרי

  • לפני החגים יימכרו סלסלות שי
  • מוצרים מגיעים והולכים.
  • השבוע יהיה דוכן במוסללה. מביאים עובדת שתעשה 5 שעות ביום. אם לא נרוויח מוסללה יכסו את עלויות העובדת.
  • רוביק ועמרי מוציאים לפועל את הסיכום של משמרת המשימות! ייאי!
  • זה יביא לשילוט טוב יותר ולשליטה טובה במלאי.
  • פיקניק אחמשים- יום שישי 8.9. כתוצאה משיח עם אחמ"שים.
  • קואופרציית קואופרציות- מפגש ביום ראשון עם שבוס, המפלצת, קואופרטיב בגבעה, הפועל קטמון ועוד.

מחמת הפורום המצומצם נמשיך בפעם הבאה

ישיבה הבאה ביום שני 24.9.17 ב-20:00 בקואופרטיב
סיכמה: שירה
מישיבת הגדרות תפקידים
הגדרת תפקיד הפורום התפעולי, חשיבות למיסוד העבודה בין הצוותים, מה שיוכל לקרות על ידי הגדרת תפקיד, לפי המשימות שהם מבצעים. לנסות ולהגדיר שהאנשים שיהיו בצוות יהיו בעלי תפקיד קבוע. תהליך של הגדרת תפקידים של הצוותים.
הגדרות יכללו את האחריות הכללית, כיצד היא מתפרקת וכיצד היא מוערכת. אדם יכול להעריך בעצמו את התפקוד שלו, מובל על ידי בעל התפקיד. הילה העירה שהקואופ נהיה בירוקרטי יותר, ונוקשה יותר. אך יחד עם זה, יש מקום ליותר גמישות מרוח הקואופרטיב.
חש משינוי הווי בקואופ סביב מיסוד התפקידים.
מה תפקיד הפורום/מטרות/מדדי הצלחה
• תיאום בין הצוותים ברמת הידע ועידכון בין הצוותים.
• יצירת גוף ידע לגבי הקואופ
• תכלול תהליכי עומק/ יישום מטרות מהועד המנהל
• הקלת העבודה של ראשי הצוותים
מדדי הצלחה- איך מודדים בכלל.
שילוב בין כמותני לאיכותני ברמת המדידה.
-צמצום כמות הפרויקטים הרב צוותים שמתרחשים בצוות אחד

  • עלייה ברמת המוערבות של הצוותים
    -עלייה בשיפור תפקוד וניהול הצוותים

נושאי תקציב-

  • לכל צוות יש 600 שקלים בשנה. הם יכולים לעשות אם זה מה שבא לנו. יש טבלת גוגל ולהביא קבלות. עדיף לדבר עם שירה על הוצאות גדולות. אבל יש את הכסף ויש גמישות בנושא.
  • בנוסף יש 3000 ₪ לפרויקטים ש600 לא מספיקים בשבילים ועבורם צריך להגיש לועד המנהל.